Após a pandemia, ficou cada vez mais comum a automatização de alguns processos, para gerar mais celeridade, facilitar a gestão e ainda otimizar o sistema. Nesse sentido, softwares voltados especialmente para o mercado imobiliário foram desenvolvidos e aprimorados para tornar as vendas e a administração das etapas ainda mais rápidas e eficazes.

A automatização dos sistemas facilita não só a vida das incorporadoras, mas também dos corretores e clientes. A otimização otimiza o cadastramento das pastas, a efetivação dos pagamentos e agiliza os fechamentos dos contratos nas vendas de lançamentos.

Um exemplo de aprimoramento foi o novo sistema implementado pela Opus Incorporadora, que permitiu reduzir consideravelmente o tempo de cadastramento das pastas e pagamentos. “O que antes durava três horas, a gente está antecipando para 30 minutos, com o nosso novo modelo de sistema que é totalmente online e interativo”, relatou o Gerente Comercial da Opus, Gabriel Santos, sobre o novo sistema, estreado no pré-lançamento do Passeo Opus Offices.

Do contato com o cliente até a assinatura dos contratos há processos específicos que seguem etapas organizacionais estabelecidas. Durante lançamentos, por exemplo, o fluxo de documentos e demandas aumenta consideravelmente, e a gestão precisa ser otimizada para dar conta de tudo da melhor maneira possível. Aí entram os benefícios do uso de alguns softwares.

Softwares mais populares

No mercado há diversos softwares que ajudam a tornar essas jornadas, seja de venda, locação e pós-contrato. O uso depende dos objetivos e das necessidades de cada atividade.

Um dos sistemas mais conhecidos e utilizados é o CRM (Customer Relationship Management), ou Gestão de Relacionamento com o Cliente em português. É um sistema que permite que a incorporadora faça a gerência e otimize suas interações com clientes, leads, parceiros e outros stakeholders.

De acordo com o próprio site do desenvolvedor do sistema, o CRM proporciona as seguintes vantagens:

- Leads e vendas com gestão: captura, organiza e nutre se você quer ter o controle de leads, o que vai facilitar para sua equipe o acompanhamento do processo de vendas, desde o primeiro contato até a assinatura do contrato;

- Atendimento personalizado: através de um histórico detalhado das interações com os clientes, faz com que a incorporadora possa oferecer um atendimento mais personalizado, atendendo às necessidades específicas de cada um;

- Melhoria no pós-venda: monitora a satisfação do cliente após a venda, ajudando a solucionar problemas ou a promover novos empreendimentos;

- Melhor comunicação: facilita a comunicação direta com os clientes, seja por e-mail, mensagens de texto ou até mesmo integração com redes sociais.

Além do CRM, outro software comumente usado, e um dos mais conhecidos no mercado, é o ERP (Enterprise Resource Planning), ou Planejamento dos Recursos da Empresa em português. É uma ferramenta focada em sistemas administrativos e financeiros, que serve principalmente para gerenciar os contratos administrados e a parte financeira das imobiliárias e incorporadoras.

Com o ERP é possível fazer:

- Gestão financeira e contábil: integra as operações financeiras da empresa, como fluxo de caixa, contas a pagar/receber, geração de relatórios financeiros e conciliações bancárias. Isso facilita o controle financeiro e a tomada de decisões estratégicas;

- Gestão de projetos e obras: Acompanhar o andamento de obras é uma das funcionalidades essenciais para as incorporadoras. Ele ajuda a planejar e monitorar todas as etapas da construção, desde a aquisição de materiais até o cronograma de execução das obras, garantindo que o projeto seja concluído dentro do prazo e orçamento;

- Gestão de estoque e suprimentos: pode integrar a gestão de compras e controle de estoque, permitindo que a incorporadora gerencie de forma eficiente os materiais necessários para a construção, evitando desperdícios e faltas de materiais;

- Recursos Humanos: integra também a gestão de pessoal, controlando folhas de pagamento, férias, recrutamento e até mesmo a segurança dos trabalhadores, o que é crucial no setor de construção civil;

- Relatórios e análises: permite gerar relatórios detalhados sobre todos os aspectos da empresa, facilitando a análise de performance e ajudando na tomada de decisões estratégicas.